Male tvrtke često mijenjaju alate: prelaze s jednog paketa e-pošte na drugi, gase stari program za fakture ili ukidaju korisnički račun zaposlenika koji je otišao. Otkazivanje izgleda kao administrativna sitnica, ali u tom trenutku odlučujete što se događa s godinama poslovne korespondencije, ugovora i dokumenata.
Dobra vijest je da se gubitak gotovo uvijek može izbjeći. Treba samo sve napraviti pravim redoslijedom.
Što se događa nakon otkazivanja
Svaki pružatelj usluge ima svoja pravila, i ona se s vremenom mijenjaju. Dva najčešća primjera u malim uredima:
- Microsoft 365: nakon isteka ili otkazivanja pretplate Microsoft podatke čuva još najviše 90 dana u ograničenom načinu rada, kako biste ih mogli izvući. Nakon toga račun se gasi, a podaci se brišu. Najkasnije 180 dana nakon isteka više ih nije moguće vratiti.
- Google Workspace: Google upozorava da se podaci korisnika nakon otkazivanja brišu i ne mogu vratiti. Pristup Gmailu i kalendaru prestaje odmah, a samo brisanje može potrajati do 90 dana. Zato Google preporučuje da sve potrebno izvezete prije otkazivanja.
I kad ne otkazujete cijelu uslugu, nego samo brišete jednog korisnika, rokovi su kratki. U Microsoftu 365 obrisanog korisnika možete vratiti u roku od 30 dana. Nakon toga njegov OneDrive može vratiti samo administrator, i to samo ograničeno vrijeme.
Najvažnije je ovo: „imat ću još malo vremena“ nije plan. Plan je izvoz podataka prije nego što bilo što otkažete.
Prije otkazivanja: popis od 6 koraka
1. Popišite što sve usluga sadrži
Nije to samo e-pošta. Provjerite kalendare, kontakte, dijeljene mape, zajedničke sandučiće (npr. info@ ili racuni@), Teams ili Chat razgovore i datoteke na OneDriveu ili Google Driveu pojedinih zaposlenika.
2. Provjerite što ste dužni čuvati
Računovodstvene isprave, ugovori i dio poslovne korespondencije moraju se čuvati propisano vrijeme, bez obzira na to koji alat koristite. Ako niste sigurni koji rokovi vrijede za vas, pitajte svog knjigovođu prije nego što bilo što obrišete.
3. Izvezite podatke
Microsoft 365 i Google Workspace imaju alate za izvoz cijele e-pošte i svih dokumenata. Izvoz napravite dok usluga još radi normalno, ne zadnjeg dana pretplate. Za veći ured izvoz može trajati satima.
4. Provjerite radi li izvoz zaista
Ovaj korak se najčešće preskače. Otvorite nekoliko izvezenih datoteka i pretražite staru e-poštu. Provjerite i jesu li privici na mjestu. Izvoz koji nitko nije otvorio jednako je nepouzdan kao sigurnosna kopija koja nikad nije testirana.
5. Provjerite što je povezano s tim računom
Mnogi programi koriste prijavu preko Microsoftova ili Googleova računa: program za fakturiranje, bankarske obavijesti, web stranica, domena. Ako otkažete račun, može se dogoditi da se više ne možete prijaviti u te programe ili da obavijesti o plaćanju odlaze na adresu koja više ne postoji.
6. Tek onda otkažite
Kad je sve izvezeno i provjereno, otkažite uslugu i spremite potvrdu otkazivanja. Ako pružatelj nudi potvrdu brisanja podataka, zatražite je. Ona vam može trebati ako vas klijent pita gdje su završili njegovi podaci.
Česta pitanja
Mogu li podatke vratiti ako sam već otkazao?
Ponekad da, ako ste još u roku zadržavanja. Javite se pružatelju ili svom IT-u odmah, jer svaki dan smanjuje šanse.
Je li dovoljno da zaposlenik prije odlaska sam spremi svoje datoteke?
Nije. Poslovni podaci pripadaju tvrtki, a zaposlenik u zadnjim danima često ne zna što je sve važno. Izvoz i predaju podataka trebao bi napraviti netko u ime tvrtke.
Moramo li paziti na GDPR?
Da. U e-pošti i dokumentima gotovo uvijek ima osobnih podataka klijenata. Kad ih izvezete, čuvajte ih jednako sigurno kao i prije, a ono što više ne smijete čuvati uredno obrišite.
Ukratko
Popišite, izvezite, provjerite, pa tek onda otkažite. Ako mijenjate alate ili gasite račun zaposlenika, a niste sigurni što sve treba spremiti, javite nam se. Za vas ćemo provjeriti izvoz, povezane programe i prijave, prije nego što nešto nestane.